Поставщики, закупки и поступления

В закупке всегда идут два параллельных процесса: движение товара и движение денег. Товар проходит путь «заказ → поставка → остаток», деньги — «оплата → долг или аванс → возврат». Эти процессы связаны, но не заменяют друг друга: поступление товара не создаёт расход, а оплата не увеличивает остаток.

Именно поэтому в системе отдельно существуют заказ поставщику, поступление, оплата и возврат денег. Понимание этой разницы помогает правильно читать долги, авансы и историю расчётов.

Цикл закупки

1. Поставщик — справочник контактов и реквизитов. Сам по себе он не создаёт ни остатков, ни задолженности.
2. Заказ поставщику — договорённость о будущей закупке: что, сколько и по какой цене должно прийти. Заказ не меняет остатки.
3. Поступление — фактическая приёмка товара. Только проведённое поступление увеличивает остаток и фиксирует закупочную стоимость.
4. Оплата — отдельное движение денег. Она может быть до поставки, после неё или частями.
5. Возврат товара — уменьшает остаток и стоимость принятого товара. Деньги при этом не двигаются.
6. Возврат денег — поставщик реально отдаёт переплату или неизрасходованный аванс. Это отдельная денежная операция, а не отмена оплаты.

Поставщики

Справочник поставщиков показывает не только контакты, но и текущее состояние расчётов. Поставщика можно архивировать: новые документы с ним станут недоступны, но история, накладные и суммы сохранятся.

В списке поставщиков используются следующие понятия:

• Долг — мы должны поставщику за уже принятый товар.
• Переплата — поставщик должен нам: оплата превысила стоимость принятого товара с учётом возвратов.
• Ожидается на — стоимость товара из подтверждённых, но ещё не принятых заказов.
• Аванс — оплата заказа, которая ещё не закрыта поставкой.
• К возврату — часть аванса, которая превышает стоимость ещё ожидаемого товара. После закрытия недопоставки именно эту сумму можно получить от поставщика.

Черновик заказа или поступления задолженности не создаёт. Долг появляется только после проведения поступления. Поэтому в списке поставщиков могут одновременно отображаться ожидаемая поставка, аванс и долг за уже принятый товар.

Заказ поставщику

Заказ фиксирует состав будущей закупки и согласованные цены. В черновике можно свободно менять поставщика, состав и условия. Пока заказ не подтверждён, он не создаёт ни ожидаемой поставки, ни права на оплату.

После подтверждения заказ переходит в состояние «Ожидает поставки». С этого момента:

• по заказу можно принимать товар;
• можно вносить оплату, в том числе заранее;
• поставщик, назначение расходов и валюта фиксируются;
• остатки всё ещё не меняются.

Один заказ можно принимать несколькими поступлениями и в разные места: магазин, склад или прокат. После каждой проведённой приёмки система пересчитывает, сколько товара уже принято, сколько ещё ожидается и какова стоимость остатка. Заказ получает состояние «Частично получено», а после приёмки всех позиций — «Получено».

После подтверждения корректировать можно только непоставленную часть. Количество нельзя уменьшить ниже уже принятого, а цена и сумма применяются к остатку. Причина корректировки обязательна и сохраняется в истории. Уже принятый товар и его закупочная стоимость не переписываются. Полностью полученный заказ нельзя расширить — для новой закупки создаётся новый заказ.

Если поставщик привёз не всё и остаток больше не ожидается, заказ закрывают с недопоставкой. Принятый товар остаётся на остатках и в расчётах, а непоставленная часть закрывается и больше не ожидается. Если не было принято ничего, заказ переходит в состояние «Отменён». Закрытый заказ нельзя открыть повторно. Пока по заказу есть черновики приёмок, закрытие недоступно: их нужно провести или отменить.

Поступление

Поступление — это документ фактической приёмки. Его можно создать с нуля или из подтверждённого заказа. Поступление без заказа может быть оформлено даже без поставщика; заказ всегда требует поставщика.

Один документ относится к одной точке, одному месту и одному назначению расходов. Если товар пришёл в магазин и на склад, это оформляется разными поступлениями. «Получить в» определяет, где увеличится остаток, а «Назначение» — к какой группе расходов будут отнесены будущие оплаты. Перемещение товара позже не меняет назначение документа.

Пока поступление является черновиком, его можно редактировать. Проведение — ключевой момент:

• остаток увеличивается в выбранном месте;
• создаются партии товара с точной закупочной стоимостью;
• поступление становится неизменяемым;
• расход и движение денег при этом не создаются.

Если товар из поступления уже продан, перемещён, зарезервирован или по нему оформлен возврат, просто отменить документ нельзя. Отмена поступления возвращает остатки и партии, но не подменяет возврат поставщику. Для использованного товара оформляется отдельный возврат.

Связанное с заказом поступление имеет особенности. Его состав задаётся заказом и отдельно не редактируется: устаревший черновик отменяют и создают приёмку заново. Отмена проведённой, но ещё не использованной приёмки возвращает товар в ожидание заказа, а зачтённая оплата снова становится авансом. Если заказ уже закрыт с недопоставкой, количество повторно не ожидается.

Оплата, долг и аванс

Оплата — это самостоятельный факт: она уменьшает деньги в кассе или на счёте, но не меняет остаток товара. Оплата заказа может быть внесена до приёмки, после неё или несколькими частями.

Для заказа действует простое правило: можно оплатить стоимость уже принятого товара плюс стоимость ещё ожидаемой поставки. Если оплата сделана вперёд, она считается авансом. Аванс — это не отдельный платёж и не бонус, а часть оплаты, которая ещё не закрыта товаром.

Для поступления без заказа оплата доступна только после проведения и только в пределах долга по этому поступлению. Предоплата по такому документу не предусмотрена. Общего депозита поставщику и переноса оплаты между заказами или поступлениями нет.

Расчёты удобно читать через четыре величины:

• Принято — стоимость проведённых поступлений за вычетом проведённых возвратов товара.
• Ожидается — стоимость ещё не принятого остатка подтверждённого заказа.
• Выплачено — оплаты за вычетом фактически полученных от поставщика денег.
• Долг — принято больше, чем выплачено. Аванс — выплачено больше, чем принято.

Остаток к оплате по заказу равен стоимости принятого и ожидаемого товара минус выплаченное. Поэтому предоплата возможна, но переплатить больше всей согласованной закупки нельзя. Часть аванса, которая превышает стоимость ещё ожидаемого товара, показывается как «К возврату».

Оплата заказа распределяется по проведённым приёмкам в порядке их проведения. В карточке поступления видно, какая часть оплаты зачтена именно этому документу. Это не создаёт вторую оплату и не дублирует расход: оплата остаётся одна, а распределение нужно для расчётов и отчётов.

Касса и чеки

Наличная оплата поставщику уменьшает кассу, если отмечено изъятие денег; безналичная — нет. Если оплата сделана наличными и деньги изымаются из кассы, при подключённой онлайн-кассе можно пробить чек расхода. Если поставщик возвращает наличные и деньги вносятся в кассу, касса увеличивается, а чек оформляется как возврат расхода.

Чек можно пробить только для наличной операции с изъятием или внесением денег в кассу. Если касса окончательно отказала в печати, система отменяет только что созданную денежную операцию и восстанавливает долг или аванс. Если связь с кассой оборвалась, результат печати неизвестен: операция сохраняется без номера чека, и чек можно допробить позже из карточки заказа или реестра платежей.

Пробитый чек отображается рядом с суммой, а его номер и номер смены доступны в подсказке. Наличие фискального чека блокирует простое сторно оплаты или получения денег: такие записи требуют отдельного разбора, чтобы не расходиться с кассой.

Возврат товара поставщику

Возврат товара оформляется из проведённого поступления отдельным документом. Черновик возврата ничего не меняет. После проведения:

• остаток уменьшается в выбранном месте;
• стоимость принятого товара уменьшается на стоимость возвращённых партий;
• обязательство перед поставщиком пересчитывается;
• деньги автоматически не возвращаются.

Вернуть можно только тот товар, который ещё доступен: не продан, не зарезервирован, не выдан и не перемещён в другую точку. Возврат из другой точки сначала оформляется перемещением. Проведённый возврат не отменяется; причина возврата обязательна. Возврат не возобновляет ожидание товара по заказу — он уменьшает именно принятую стоимость.

Если товар возвращён, а поставщик уже получил за него деньги, возникает переплата. Она не возвращается автоматически: для денег используется отдельная операция «Получить деньги от поставщика».

Возврат денег от поставщика

Получение денег — это реальный возврат переплаты или аванса. Для поступления без заказа сумма ограничена долгом поставщика по этому поступлению. Для заказа — незачтённым авансом: оплата уже была, но товар на неё ещё не принят.

Получение денег уменьшает выплаченную сумму и закрывает переплату или аванс. Наличное получение можно внести в кассу и при необходимости оформить чек возврата расхода. Если операция была ошибочной, её сторнируют с причиной; фискальный чек блокирует простое сторно.

Важно не путать три действия:

• Возврат товара — уменьшает остаток и обязательство, но не двигает деньги.
• Получение денег — реально возвращает переплату или аванс.
• Сторно оплаты — исправляет ошибочную запись, которой не должно было быть.

Как это учитывается

• Заказ — это план закупки. Он не увеличивает остаток и не создаёт расход. После подтверждения появляется ожидаемая поставка и плановая сумма к оплате, но долг за товар возникает только после приёмки.
• Поступление — увеличивает остаток и закупочную стоимость товара. Расход и списание денег в этот момент не создаются.
• Оплата — создаёт расход и при наличном расчёте уменьшает кассу. Для заказа оплата относится к выбранному назначению: магазин, прокат или общие закупки.
• Возврат товара — уменьшает остаток, закупочную стоимость и обязательство перед поставщиком. Денег не возвращает.
• Получение денег от поставщика — уменьшает расходы и увеличивает кассу, если наличные внесены. Это не выручка и не возврат товара.

В реестре платежей видны оплаты поставщику и получения денег; у операций с чеком отображается его номер. В отчётах закупки считаются по проведённым поступлениям за вычетом возвратов, а расходы — по фактическим оплатам за вычетом полученных от поставщика сумм. Поэтому долг сам по себе ещё не расход: расход появляется в момент оплаты.

Отмены и исправления

• Черновик заказа можно отменить без последствий для остатков и денег.
• Подтверждённый заказ не отменяется как черновик: непоставленный остаток закрывают с причиной. Принятый товар и оплаты сохраняются.
• Проведённое поступление можно отменить только если товар не использован, не продан, не перемещён, по нему нет проведённого возврата, а у поступления без заказа нет действующих оплат. Остатки и партии вернутся, документ останется в истории со статусом «Отменено». У связанного поступления оплата заказа перейдёт обратно в аванс.
• Оплату исправляют сторно с причиной: исходная запись остаётся в истории, связанный расход удаляется, долг или аванс восстанавливается. Это не возврат денег поставщиком.
• Получение денег также сторнируется с причиной, если оно было ошибочным. После сторно переплата или аванс снова возвращаются в расчёт.

Проведённые поступления и возвраты не редактируются. Любое исправление оформляется отдельным действием и сохраняется в истории: кто, когда и по какой причине его сделал.

Пример расчётов

Заказ на 1 000 ₽. До поставки оплатили 400 ₽ — это аванс, товара ещё нет. Когда приняли весь товар, аванс закрылся, а долг стал 600 ₽. После оплаты остатка заказ закрыт.

Если оплатили 1 000 ₽, а приняли товара на 800 ₽ и остаток поставки не ожидается, после закрытия недопоставки 200 ₽ становятся суммой к возврату. Эти 200 ₽ можно получить от поставщика отдельной операцией.

Если приняли товар на 1 000 ₽, оплатили 400 ₽, а затем вернули товара на 800 ₽, обязательство уменьшится до 200 ₽. Поскольку оплачено 400 ₽, у поставщика образуется переплата 200 ₽. Получение этих 200 ₽ закроет расчёты.

Такой подход позволяет видеть отдельно: сколько товара ещё придёт, сколько мы должны за уже принятый товар, сколько оплатили вперёд и сколько поставщик должен вернуть.