Перед тем как настраивать шаблоны договоров, должны быть настроены типы проката.
В Rentix добавлены несколько демо-шаблонов договоров: проката, бронирования, сервисного обслуживания и ремонта.
Для добавления нового шаблона договора необходимо нажать + в правом верхнем углу списка.
Название договора - в данном поле задается пользовательское название шаблона.
Тип проката - в данном поле из выпадающего списка выбираются типы проката, к которым относится данный договор.
Статус - в данном поле из выпадающего списка выбираются статусы заказа, при которых данный договор становится активным для распечатки в заказе.
Активно - галочка активно или нет.
Долгосрочный договор - отметьте эту опцию, если договор должен быть долгосрочным (более подробно см. ниже). Такой договор заключается один раз с клиентом и действует указанный срок.
Префикс номера - префикс для генерации номера долгосрочного договора (по умолчанию «RX», макс. 10 символов). Номер формируется как {ПРЕФИКС}-{ГОД}-{ПОРЯДКОВЫЙ НОМЕР}, например RX-2026-0003.
Срок действия (мес.) - срок долгосрочного договора в месяцах. По истечении этого срока договор автоматически прекращает действие.
Приложения (дочерние шаблоны) - если созданы шаблоны-приложения (с флагом «Приложение»), их можно прикрепить к долгосрочному договору. Приложения используются для печати отдельных документов в рамках долгосрочного договора — например, акта приёма-передачи к конкретному заказу.
Если для договора не настроен тот или иной статус, то при попытке распечатать его в заказе при этом статусе, будет высвечиваться предупреждение.
В примере ниже статус «Закрыт» не добавлен в шаблон договора.
Текст договора можно заранее подготовить в текстовом редакторе, затем скопировать и вставить. Рекомендуется полностью очистить форматирование (можно использовать он-лайн инструменты), а в редакторе уже реализовать свое оформление текста. При необходимости можно добавить изображения и др. элементы, воспользовавшись панелью инструментов текстового редактора.
При помощи переменных, в договор добавляются необходимые данные заказа. Для проката предусмотрены свои переменные, для ремонта - свои. Если в договоре необходимо использовать пользовательские поля, то переменная задается так: {user_field:Пользовательское поле}. К примеру для поля "БИК" это будет выглядеть так: {user_field:БИК}
Если по каким-то причинам при печати договора переменные не преобразуются в строки, а так и печатаются, то проверьте в исходном тексте договора (нажмите на соотв. кнопку в редакторе), что строка выглядит {user_field:Пример строки} именно так, без переносов и лишних тэгов в пределах скобок.
Обратите внимание, что внизу договора, при помощи переменной {table} можно вывести таблицу со списком инвентаря заказа. Данную таблицу можно гибко настроить под свои нужды. Для этого нажмите на ссылку «Настройка».
Каждая строка в настройке таблицы – это колонка в таблице договора. Можно задавать название, менять расположение (удерживайте элемент слева), тип и размер шрифта, выбирать содержание из списка. Колонки можно добавлять и удалять.
После редактирования шаблона необходимо его сохранить. Также, доступен предпросмотр договора.
Если под условия статуса заказа попадает 2 и более шаблона договоров, то при нажатии на печать появляется возможность выбора договора:
Если договор необходимо скорректировать, то можно скачать сгенерированный файл в формате Word и отредактировать его.
Долгосрочные договоры
Долгосрочный договор - это договор, который заключается один раз и действует для нескольких заказов/ремонтов одного клиента. Он позволяет не печатать полный договор каждый раз, а использовать приложения к нему для каждого нового заказа.
Приложения к договору
При создании шаблона можно отметить опцию Приложение. Такой шаблон может быть только дочерним — он прикрепляется к долгосрочному договору и печатается отдельно для каждого заказа или ремонта. У долгосрочного договора может быть несколько договоров-приложений.
Печать с долгосрочным договором
При печати из заказа или ремонта система автоматически определяет, есть ли у клиента действующий долгосрочный договор на основе выбранного шаблона.
- Если договор уже есть — отображается блок с номером договора, датами действия, ссылкой на PDF и кнопками печати приложений.
- Если договора нет — система проверит наличие всех необходимых данных (ФИО, паспорт, адрес, телефон). Если данных достаточно — договор будет автоматически заключён и сразу открыт для печати.
При заключении договора, сохраняется его PDF-снимок на момент заключения, который вы можете скачать в карточке клиента.
Список договоров клиента
При наличии долгосрочных договоров, в карточке клиента появляется вкладка "Договоры". В которой отображается список долгосрочных договоров. Договоры, срок действия которых заказчивается в ближайшие 30 дней подсвечиваются красным цветом.
Долгосрочный договор можно расторгнуть досрочно. Для этого в карточке клиента перейдите на вкладку «Договоры», затем нажмите «Расторгнуть». Укажите причину расторжения. После расторжения PDF-снимок договора сохраняется 1 год.
Колонка «Договоры» в списке клиентов
В таблице клиентов доступна колонка «Договоры», которая показывает активные долгосрочные договоры клиента. Если до окончания договора осталось менее месяца, бейдж подсвечивается красным с предупреждающим значком ⚠. Показываются первые два договора, остальные сворачиваются под «+N».