Создание нового заказа
Прежде чем сделать новый заказ, убедитесь, что клиент есть в базе. См. Добавление и редактирование клиента.
Далее нажмите на кнопку "Новый заказ" в правом верхнем углу.
Если у вас настроены разные типы проката, программа предложит выбрать тип проката. См. "Типы проката."
Затем откроется форма заказа. В зависимости от типа проката и настроек, поля в форме заказа могут быть другими. Разберем форму заказа с посуточными тарифами.
В первую очередь нужно выбрать клиента. Для этого начните вводить его ФИО или телефон в строке "Клиент".
Программа автоматически предложит ФИО по первым введенным буквам или номеру телефона. Выберите нужного клиента. В заказе появится список связанных/дочерних клиентов (если они есть). Выберите нужных и отметьте галочкой. Нажмите на кнопку "Добавить в заказ".
Для выбора или добавления нового связанного клиента нажмите на иконку человека рядом со строкой ввода клиента. Откроется окно выбора клиентов для добавления в заказ.
Галочкой отметьте нужных клиентов или добавьте нового дочернего. Если нужно выбрать не дочернего клиента из существующих, для этого есть отдельное поле. Начните вводить ФИО клиента, и программа предложит фамилии по введенным буквам. Нажмите на кнопку "Добавить в заказ".
Укажите дату начала и дату возврата инвентаря или укажите количество суток проката.
В программе можно включить/выключить автоматический расчет количества суток в зависимости от выбранных дат и настроек, нажав на иконку цепочки.
В верхней части заказа расположены данные клиента.
Добавление инвентаря в заказ
Есть несколько способов добавления инвентаря в заказ: копирование инвентаря с предыдущего заказа, через указание номера или названия инвентаря, путем штрих-кодирования и через подбор снаряжения.
Подбор снаряжения
Данный способ удобно использовать в горнолыжном прокате, т.к. инвентарь можно подобрать автоматически в зависимости от роста, веса, размера ноги. В строке действий нажмите на иконку плюс. Откроется окно подбора снаряжения.
В первую очередь выводится тот инвентарь, который подходит клиенту по параметрам. Выберите тип инвентаря или введите код.
Отметьте галочкой необходимый инвентарь. Он будет добавляться в корзину. Затем нажмите кнопку "Добавить".
Подбор по коду или названию
На странице заказа нажмите на иконку плюс. Появится пустые строки для ввода кода инвентаря или названия.
Введите номер инвентаря или название, нажмите справа на галочку, и инвентарь добавиться в заказ.
Штрих-кодирование
Форма заказа должна быть открыта. Отсканируйте QR или штрих-код сканером. Отсканированный инвентарь добавится в заказ. При успешном сканировании можно настроить звуковое или голосовое извещение (при поддержке браузером)
См. также раздел печать этикеток (штрихкодов).
Добавление при помощи сканирования QR с смартфона
Откройте веб-страницу CMS Rentix на смартфоне/планшете. Перейдите в заказ и нажмите в списке инвентаря необходимого клиента иконку сканирования QR-кода. Откроется окно добавления инвентаря. Предоставьте доступ к камере. Отсканируйте QR код. Инвентарь добавится в заказ.
Настройка таблицы инвентаря
В таблице инвентаря заказа присутствует большое количество столбцов. Для некоторых видов проката, такие столбцы как «Собран», «Сдано», «Оценка» не используются. Их можно скрыть. Для этого нажмите на иконку «Настроить таблицу».
Путем перетаскивания названий столбцов, вы можете настроить их отображение и сортировку.
Для просмотра инвентаря в заказе нажмите на иконку лупы. Для удаления инвентаря из заказа нажмите на иконку корзины.
При нажатии на круглую иконку ⓘ рядом с итоговой суммой заказа можно получить дополнительную информацию с расшифровкой суммы и скидки по каждому клиенту в заказе.
Скидка добавляется в заказ автоматически в зависимости от настроек. См. настройки "Скидки." Либо вы можете вручную добавить скидку клиенту из предложенного списка.
Залог
Выберите вид залога, который оставит клиент. См. настройки справочников Виды залога. Если в поле залога выбрать "Деньги", то появится дополнительное поле ввода для суммы залога. При этом, если у инвентаря указана сумма залога (см. раздел "Добавление и редактирование инвентаря"), то в поле будут суммироваться все указанные залоговые суммы по каждому инвентарю.
Оплата
Для добавления оплаты нажмите на кнопку "Добавить" в истории взаиморасчетов или активируйте галочкой окошко "Оплачен полностью". Откроется окно оплаты заказа.
Выберете тип и способ оплаты.
Предоплата – вносится при бронировании заказа.
Доплата – если заказ был частично оплачен, вносится доплата за него или за продление заказа.
Оплата – выбирается, когда заказ оплачивается сразу и полностью.
Возврат – выбирается, когда был возврат средств, если заказ вернули раньше или отменили часть заказа.
Корректировка – выбирается, когда была ошибка, и необходимо сделать корректировку. При корректировке внесите в поле примечание пояснения.
См. настройки Виды оплат
Основными способами оплаты являются наличные, терминал, перевод на карту. Если на счете клиента имеются средства, то в способах оплаты появляется еще один: счет клиента. Это значит, что сумму за заказ можно списать с личного счета клиента в CMS Rentix.
В поле "Сумма" внесите сумму оплаты. Если заказ оплачен полностью, галочкой активируйте окошко, и сумма заказа появится автоматически. Если в типе оплаты выбрать "Возврат", то сумму необходимо ставить с минусом. После внесения суммы нажмите на кнопку "Добавить".
В CMS Rentix тариф выбирается автоматически. См.настройки Тарифов и Категорий. Если на данный период подходит несколько тарифов, то вручную можно переключить подходящий.
Для сбора статистической информации отметьте курорт и туроператора. См. настройки справочников "Курорты" и "Туроператоры"
При необходимости добавьте примечание к заказу.
При бронировании заказа, удобно контролировать процесс сборки. Для этого, в процессе сборки заказа отмечаем галочкой в столбце "Собран" те позиции, которые собраны. Когда все позиции будут отмечены, статус заказа «В процессе» автоматически сменится на статус «Собран».
Когда заказ выдали, поменяйте статус на «В прокате». Заказ продлили - измените статус на «Продлен». Заказ отменили – смените статус на «Отменен».
В процессе сдачи клиентом большого заказа удобно отмечать галочкой в столбце "Сдано" те позиции, которые сданы. Или активируйте галочкой кнопку "Сдача" внизу заказа. В верхней части экрана появится строка, в которую нужно вбивать код инвентаря вручную или при помощи сканера штрих-кода. Тогда инвентарь автоматически будет отмечаться в заказе как сданный.
Для печати договора нажмите на кнопку "Печать". Если договор необходимо изменить, то можно скачать его как DOC-файл для внесения правок. Если под данный статус заказа попадает несколько договоров, то можно в выпадающем списке печати выбрать нужный шаблон договора.
Историю заказа можно посмотреть, нажав на кнопку "История".
При нажатии на иконку цепочки можно перейти на сайт с информацией о данном заказе (заказах) пользователя. Работает через API. Можно встроить на свой сайт и пересылать ссылку пользователям.
В верхней части заказа над строкой ввода клиента находятся иконки связи с клиентом.
Можно отправить сообщение с готовым шаблоном текста, например, о том, что заказ готов к выдаче или просрочен. См. настройки Предтексты
Ошибки в заказе
В процессе редактирования все настройки сохраняются автоматически. Для закрытия экрана заказа нажмите на кнопку "Завершить". Если в заказе будут какие-то ошибки (согласно вашим настройкам), то вместо данной кнопки появится кнопка с кол-вом ошибок, например "Ошибки (2)". При нажатии на которую появится окно с подробным описанием ошибок:
Для настройки функции "Показывать ошибки при завершении заказа" перейдите в "Основные настройки". Активируйте галочкой те ошибки, которые необходимо показывать.
Одновременная работа над заказом с двух разных устройств
В программе реализована возможность одновременной работы над заказом из разных браузеров и разных устройств. Если на одном устройстве открыт заказ и в него вносятся изменения с другого устройства, то на первом устройстве вверху заказа красным шрифтом будет выводиться сообщение "Обновите страницу", а также внизу окно уведомлений сообщит об изменениях и напомнит обновить страницу