Инструкторы

Модуль «Инструкторы» в Rentix помогает прокатам, где работают инструкторы, тренеры и гиды: закрепить инструктора за заказом, автоматически начислить ему вознаграждение при закрытии заказа, вести взаиморасчеты и дать инструктору отдельный личный кабинет с изолированным доступом.

При этом можно работать как с собственным штатом инструкторов, так и с сторонними инструкторами, которые будут приводить клиентов в прокат по личным промокодам (см. ниже).

Инструктором может стать любой сотрудник — достаточно включить одну галочку в его карточке. Можно оставить ему доступ сотрудника или оставить только доступ инструктора.

Зачем нужны инструкторы и какие задачи решают

В прокатах с обучением и сопровождением важно понимать: кто вел клиента, сколько заработал инструктор и не пересекаются ли его занятия по времени. Без отдельного учета эти вопросы решаются вручную — в чатах и таблицах.

Модуль инструкторов закрывает эту рутину:

• Закрепление за заказом — на один заказ можно назначить одного или нескольких инструкторов.
• Контроль занятости — система предупреждает, если инструктор уже занят в это время на другом заказе.
• Автоматические начисления — при закрытии заказа инструктору начисляется вознаграждение. При изменении оплаты или услуг пересчет происходит автоматически.
• Гибкая схема оплаты — процент с заказа или процент с услуг инструктора. Можно задать общие правила для всех и личные условия для конкретных инструкторов.
• Промокоды инструкторов — маркетинг win-win-win — дополнительный канал привлечения клиентов: инструктор приводит клиента своим промокодом, клиент получает скидку, инструктор — вознаграждение, прокат — новый заказ без предоплаты рекламы.
• Личный кабинет — инструктор видит только свои заказы и свой баланс, без доступа к кассе, клиентам и настройкам проката.
• Уведомления — о назначении, изменении времени, отмене, начислении и ежедневной сводке приходят в Telegram или MAX.
• Выбор инструктора клиентом — при онлайн-бронировании в MiniApp клиент может сам выбрать инструктора.

Кому подходит: горнолыжные школы, SUP и серф-школы, прокаты с обучением, экскурсионные и туристические прокаты. Везде, где инструктор — точка контакта с клиентом и естественный канал рекомендаций.

Как устроена роль «Инструктор»

Инструктор — это сотрудник с включенной галочкой «Инструктор». Роли независимы:

• Сотрудник (галочка «Сотрудник проката») — обычный доступ по правам, рабочее место, смены.
• Инструктор — доступ к разделу «Инструктор» в меню.
• Сотрудник + инструктор — видит и обычное меню, и раздел «Инструктор».
• Только инструктор — видит только раздел «Инструктор», «Идеи» и «Поддержка». Не занимает место в лимите сотрудников по тарифу.

Оплата настраивается отдельно: общие правила для всех инструкторов и личные условия для конкретного человека. Изменения правил не затрагивают уже оформленные заказы.

Как создать инструктора

Инструкторы создаются там же, где и сотрудники: Настройки → Сотрудники.

Список сотрудников показывает колонку «Инструктор». Отметка ✅ означает, что сотрудник является инструктором, пометка «только инструктор» — что он не занимает лимит по тарифу.

Для добавления нажмите + в правом верхнем углу списка, для редактирования — иконку карандаша в строке. В форме сотрудника:

• Галочка «Сотрудник проката» — включена по умолчанию. У владельца ее нельзя снять. Снять можно только если включена галочка «Инструктор».
• Галочка «Инструктор» — делает сотрудника инструктором. Можно совмещать с «Сотрудник проката».
• Блок «Данные инструктора» появляется при включенной галочке «Инструктор»:

Вид спорта — краткое направление (например, «Горные лыжи», «SUP»).
Описание — свободный текст для карточки инструктора в MiniApp.

Чтобы убрать роль инструктора — снимите галочку «Инструктор» и сохраните, старые заказы сохранятся. Чтобы полностью удалить — используйте удаление в списке сотрудников.

Важно про лимит тарифа: учитываются только сотрудники с галочкой «Сотрудник проката». Инструкторы без этой галочки лимит не занимают — их можно добавлять без расширения тарифа.

Настройка оплаты инструкторов

Настройки находятся в разделе Персонал → Инструкторы.

Блок «НАСТРОЙКИ ИНСТРУКТОРОВ» (общие для проката):

• «Начислять вознаграждение за заказы» — главный выключатель. Если выключено — начисления не начисляются.
• «Режим начисления» — Автоматический (сразу на баланс) или С модерацией (руководитель подтверждает в лицевом счете).
• Общие ставки оплаты — действуют для всех инструкторов, у кого не заданы личные условия. Можно выбрать «Процент с заказа» или «Процент с услуги» и указать размер процента. Для процента с заказа дополнительно выбирается база: от суммы заказа или от фактически оплаченной суммы.

Блок «ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ СТАВКИ ИНСТРУКТОРОВ»:

Таблица по каждому инструктору: тип оплаты и размер процента. Если для инструктора ничего не задано — действуют общие правила.

Промокоды настраиваются в отдельной странице «ПРОМОКОДЫ ИНСТРУКТОРОВ» (см. раздел про промокоды ниже).

Услуги инструктора и как они связаны с инструктором в заказе

Услуга и инструктор в заказе — это две отдельные вещи, которые работают в паре.

Услуга — это то, что оплачивает клиент (например, «Занятие с инструктором 1 час», «Сопровождение на склоне», «Тренировка SUP»). Инструктор — это человек, который эту услугу оказывает и получает за нее вознаграждение.

1. Сначала настройте категорию: в справочнике категорий откройте нужную категорию услуг и включите галочку «Услуги инструкторов». Только услуги из такой категории участвуют в расчете «Процент с услуги».

2. Задайте процент в карточке услуги: откройте саму услугу — появится поле «Процент инструктору». Укажите, сколько процентов от стоимости этой услуги получит инструктор. Если оставите пустым — возьмется общий процент инструктора из настроек, если укажете 0 — начислений с этой конкретной услуги не будет.

3. Добавьте услугу в заказ как обычно: в заказе в блоке услуг нажмите «Добавить услугу», выберите нужную категорию и саму услугу — как для любых других услуг и штрафов. Отдельно в блоке «Инструкторы» выберите того, кто проводит занятие.

Как это связано при начислении:

• Если у инструктора выбран тип оплаты «Процент с услуги» — при закрытии заказа он получит процент только с услуг из категории «Услуги инструкторов» (по проценту из карточки услуги или общему проценту, если в карточке пусто). С проката, ремонта и других услуг процент не считается.
• Если выбран «Процент с заказа» — услуги не влияют отдельно, процент считается от суммы заказа или от оплаты.
• Добавление услуги само по себе не назначает инструктора, и назначение инструктора не добавляет услугу — это два отдельных действия. Поэтому если в заказе есть услуга инструктора, а инструктор не выбран — система покажет мягкое предупреждение с подсветкой блока «Инструкторы».
• На один заказ можно добавить несколько услуг и несколько инструкторов — при типе «Процент с услуги» каждый назначенный инструктор получит полный процент со всех услуг инструктора в этом заказе.

Назначение инструкторов на заказ

Блок «Инструкторы» находится в форме заказа. Отображается, когда в точке есть активные инструкторы. Можно выбрать одного или нескольких инструкторов из списка.

Предупреждение о занятости: если инструктор уже назначен на другой заказ в это же время, появится предупреждение с номером того заказа и периодом.

При оформлении через MiniApp занятость не блокирует заказ — просто добавится пометка о пересечении.

Взаиморасчеты с инструктором — панель руководителя

В отличие от личного кабинета инструктора (только просмотр), все операции с деньгами — подтверждения, корректировки и выплаты — делает руководитель в главной панели Rentix.

Где найти:

• Персонал → Взаиморасчеты → Выплаты — общий список всех сотрудников и инструкторов с текущим балансом и суммой в ожидании (если начисление с модерацией).
• Персонал → Взаиморасчеты → Выплаты → Клик по сотруднику — детальная история по конкретному инструктору: начисления за заказы, начисления по промокодам, ручные корректировки, выплаты. В таблице сразу видно номер заказа (#N), тип начисления и статус.

Что можно сделать:

• Подтвердить или отклонить начисление — если в настройках инструкторов выбран режим «С модерацией», каждое начисление при закрытии заказа попадает в статус «Ожидает». В лицевом счете появятся иконки «Подтвердить» / «Отклонить». В режиме «Авто» начисления сразу подтверждены.
• Сделать корректировку — кнопка «Корректировка» в лицевом счете. Укажите сумму (+ бонус / − штраф) и комментарий. Используется для разовых доплат или удержаний вне заказов.
• Провести выплату — кнопка «Выплатить» в лицевом счете или в общем списке «Выплаты». Укажите сумму и способ, выплата спишет баланс инструктора и автоматически попадает в раздел «Расходы». Инструктор увидит выплату в своем кабинете «Взаиморасчеты» как факт получения денег.

Как читается история: в лицевом счете руководителя тип операции подписан как «Начисление (заказ #N)» — это тот же номер заказа, что видит инструктор, плюс пометка «Промокод {код}» если начисление по промокоду. Фильтры по периоду, типу и статусу помогают сверить итоги за смену или месяц.

Важно: начисления по заказам и по промокодам создаются только при закрытии заказа и попадают в один и тот же баланс. Руководитель модерирует и выплачивает их в одном месте — отдельно вести учет не нужно.

Личный кабинет инструктора

Любой сотрудник с галочкой «Инструктор» видит в боковом меню раздел «Инструктор». Если это чистый инструктор, то после авторизации он попадает в отдельную панель:

Состав раздела:

• «Заказы» — список заказов, где назначен этот инструктор. Упрощенный вид без финансов и лишних действий.
• «Промокоды» — создание и управление своими промокодами (см. ниже).
• «Взаиморасчеты» — личный баланс инструктора: текущий остаток и история начислений и выплат.
• «Уведомления» — настройки уведомлений (см. ниже).

Заказы и карточка заказа в кабинете инструктора

В кабинете инструктора раздел «Заказы» — это упрощенный список только тех заказов, где инструктор назначен исполнителем. Чужие заказы он не видит.

Список заказов — Инструктор → Заказы:

• Показываются заказы, где на заказа назначен текущий авторизованный инструктор, а также заказы с промокодом инструктора. Фильтры по датам, статусу и поиску — как в основном списке заказов.
• В таблице нет денежных столбцов (сумма, оплата, расчет), точки проката и кнопок копирования/удаления — только сроки, клиенты, инвентарь/услуги и статус.
• Настройка столбцов — своя: можно включить/выключить нужные колонки и выбрать вид шахматки «показывать названия инвентаря вместо клиента».
• Шахматка (календарь) — отдельный источник без сумм и без перетаскивания. Даты и занятость видно, двигать заказы нельзя — календарь только для просмотра.

Карточка заказа в кабинете инструктора:

• Открывается по клику из списка. Инструктор не может менять состав заказа, цены, оплату или статус — страница для ознакомления.
• Вверху — сроки аренды, длительность, статус, курорт и туроператор (если указаны).
• По каждому клиенту — ФИО, уровень катания, телефон, параметры (рост/вес/размер), список выданного инвентаря с категорией и характеристиками и блок услуг. Финансовые детали заказа скрыты, кроме итогового блока вознаграждения.
• Внизу — блок вознаграждения по этому заказу: база расчета (с суммы заказа / с оплаты / с услуг), процент, рассчитанная сумма и статус (ожидает подтверждения или уже на балансе). Если по заказу нет начисления — блок не показывается.

Начисления за заказы — как считается и когда срабатывает

Начисления инструкторам ведутся на общем балансе сотрудников.

Как считается сумма:

• Процент с заказа, от суммы заказа — процент от итоговой суммы заказа со скидкой.
• Процент с заказа, от оплаты — процент от фактически оплаченной суммы.
• Процент с услуги — процент от суммы услуг из категории с галочкой «Услуги инструкторов». Каждому назначенному на заказ инструктору начисляется процент с инструкторских услуг заказа.

Когда начисляется: при закрытии заказа. Если после закрытия меняли оплату или услуги — сумма пересчитается автоматически. При отмене заказа — начисления отменяются.

Статус начисления: зависит от режима: Авто — сразу на баланс, С модерацией — руководитель подтверждает в лицевом счете. В истории у руководителя это видно как «Начисление (заказ #N)».

Промокоды инструкторов — маркетинг win-win-win

Суть механики: прокат заранее выделяет инструктору общий пул — например, 30% от суммы заказа — а инструктор сам решает, как его разделить: сколько отдать клиенту в виде скидки, а сколько оставить себе как вознаграждение. Инструктор раздает личный промокод, клиент получает скидку, инструктор — вознаграждение с оплаченного заказа, прокат — новый оплаченный заказ. Оплата только за результат.

На практике инструктор задает только размер скидки для клиента, а система считает его вознаграждение автоматически: максимальная доля минус скидка клиенту. Например, при пуле 30% и скидке 10% клиенту — инструктор получит 20%, при скидке 20% — получит 10%. Прокат ограничивает суммарную долю «скидка + вознаграждение» и тем самым контролирует экономику.

Важно: скидка клиенту по промокоду применяется всегда, когда код указан в заказе. А вот вознаграждение инструктору зависит от настройки «Вознаграждение по промокоду начислять» — либо при любом использовании кода, либо только если этот инструктор назначен на заказ.

Настройки проката — карточка «ПРОМОКОДЫ ИНСТРУКТОРОВ» на странице Персонал → Инструкторы:

• «Разрешить инструкторам создавать промокоды» — вкл/выкл всего механизма.
• «Максимальная суммарная доля, %» — лимит на сумму скидки и вознаграждения (по умолчанию 20).
• «Условие начисления» — при любом использовании кода или только если инструктор назначен на заказ.
• «Начислять обычное вознаграждение при промокоде» — по умолчанию выключено, чтобы не платить дважды.

Личные условия инструктора — в строке с его ставкой: можно разрешить или запретить промокоды и указать личный лимит доли. Итоговый лимит — меньший из общего и личного.

Создание промокода:

• Инструктор сам — в разделе «Инструктор → Промокоды»: кнопка +, поле кода, скидка клиенту, период действия, лимит использований, галочка «Активен». Вознаграждение считается само.
• Руководитель — на вкладке «Промокоды» внизу таблица «Промокоды инструкторов»: список всех кодов с инструктором, периодом, использованиями и статусом. При создании выбирается владелец-инструктор.

Ограничения: код уникален в пределах точки проката, скидка плюс вознаграждение не может превышать лимит. Если инструктор удален — код перестает работать.

Применение в заказе:

• Можно применить только один промокод — либо обычный, либо инструктора.
• Скидка считается от итоговой суммы заказа.
• При отмене заказа использование списывается.

Вознаграждение по промокоду: считается от фактически оплаченной суммы и начисляется при закрытии заказа. В истории — пометка «Инструктор. Промокод {код}. Заказ №N».

Почему это выгодно прокату: вы платите только с оплаченного заказа. Инструкторы мотивированы раздавать коды, а клиенты охотнее бронируют со скидкой от знакомого инструктора. Канал растет вместе с числом инструкторов без увеличения рекламного бюджета.

Уведомления инструкторов

Инструктору приходят уведомления только по тем заказам, где он назначен.

События:

• Назначение на заказ
• Изменение времени заказа
• Отмена заказа
• Начисление вознаграждения
• Утренняя сводка «Заказы на сегодня»

Куда приходят: в Telegram или MAX по подписке, "назначение на заказ" — дублируется системным уведомлением.

Настройка — в кабинете «Инструктор → Уведомления»: общий выключатель, выбор событий, выбор канала (Telegram или MAX), привязка мессенджера, тестовые сообщения.

Выбор инструктора в MiniApp

Клиент может выбрать инструктора при онлайн-бронировании в MiniApp, если включена опция «Выводить выбор инструктора» в настройках проката.

Как включить:

• Заполните у инструкторов «Вид спорта» и «Описание».
• Включите опцию «Выводить выбор инструктора» в настройках блока аренды в интерфейсе miniApp.
• В MiniApp приложении появится список инструкторов — «ФИО — Вид спорта», под выбранным показывается описание.

Выбор клиента автоматически закрепит инструктора за заказом и отправит ему уведомление.

Практические рекомендации

• Начните с режима «С модерацией» — проверьте несколько закрытий, затем переключитесь на «Авто».
• Отмечайте «Услуги инструкторов» только для тех категорий, где нужно считать процент именно с услуг.
• Для промокодов задайте общий лимит с запасом, а отдельным инструкторам при необходимости занижайте личный лимит.
• Регулярно закрывайте заказы и фиксируйте выплаты — так баланс и отчеты всегда актуальны.
• Предупреждение о занятости — подсказка, а не запрет: иногда накладка допустима.