Rentix помогает следить за наработкой прокатного инвентаря и вовремя напоминать мастеру о необходимости технического обслуживания (ТО). Система считает время, которое инвентарь находится в аренде, сравнивает его с заданным периодом и показывает значок, когда пора проводить обслуживание.
Учёт ТО доступен для штучного инвентаря проката. Для количественных карточек, инвентаря не для проката, проданного и списанного инвентаря наработка не считается.
Чтобы настроить учёт, выполните три шага:
- Задайте период ТО в категории проката.
- При необходимости укажите индивидуальный период или исключите отдельный инвентарь из учёта.
- Назначьте мастера и настройте уведомления.
Настройка периода в категории
Период обслуживания задаётся в категории проката. Откройте Настройки → Категории, выберите категорию и перейдите на вкладку «Техобслуживание».
Поставьте галочку «Активно» и укажите период ТО: число и единицу измерения – часы, сутки или месяцы. Один месяц равен 30 суткам наработки, одни сутки – 24 часам.
Если галочка «Активно» снята, категория наследует ближайший активный период родительской категории. Система показывает, от какой категории унаследовано правило и какое значение применяется. Если у корневой категории нет собственного периода, учёт выключен для неё и для потомков, у которых нет собственного периода.
Если для вложенной категории необходимо исключить учет ТО, установите "Не учитывать ТО".
В списке категорий рядом с названием появляется значок гаечного ключа. Он показывает, что для категории задан свой период или она использует унаследованный. Наведите курсор на значок, чтобы увидеть значение и источник правила.
Изменение периода или категории не сбрасывает уже накопленную наработку.
Индивидуальные настройки инвентаря
Для отдельной позиции откройте сохранённую карточку инвентаря и перейдите на вкладку «Ремонт». В верхней части расположен блок «Техническое обслуживание».
Выберите режим учёта:
- По настройкам категории – инвентарь использует период, заданный в категории или унаследованный от родительской категории.
- Индивидуальный период ТО – для позиции задаётся собственное значение и единица измерения. Индивидуальный период работает только при активном правиле категории: если в категории период не задан, учёт останется выключенным.
- Не учитывать износ – позиция исключается из учёта. Значки, уведомления и отчёт по этой позиции отключаются, но накопленная наработка сохраняется.
Справа от настроек показано текущее состояние: наработка и порог, прогресс, сколько осталось до ТО или насколько порог превышен, дата последнего ТО и дата начала учёта.
Для количественных карточек блок показывает сообщение о том, что учёт доступен только для штучного инвентаря. Инвентарь также должен быть отмечен для проката.
Как считается наработка
Отсчёт начинается, когда появляется первое действующее правило – в категории или в карточке инвентаря. Отсчёт стартует с текущего момента: предыдущие аренды и ремонты в наработку не переносятся. Если инвентарь уже находится в аренде на момент включения учёта, наработка начнёт считаться с этого момента.
В наработку входит только время аренды:
- Для почасовой аренды наработка идёт по таймеру позиции, а если позиция входит в комплект – по таймеру комплекта. Время на паузе не учитывается.
- Для посуточной аренды наработка считается от даты начала аренды до фактической сдачи позиции. Просрочка входит в наработку. Если инвентарь выдали позже даты начала аренды, отсчёт всё равно начинается с даты начала.
- При частичной сдаче останавливается только наработка сданных позиций, остальные продолжают считаться.
- Бронирования и тарифные округления наработку не создают.
Если отключить учёт или исключить инвентарь, накопленная наработка сохраняется, но перестаёт расти. После повторного включения отсчёт продолжается с сохранённого значения. Перемещение инвентаря между точками также сохраняет счётчик.
Как отметить выполнение ТО
Сбросить наработку можно двумя способами.
Работа с признаком технического обслуживания
В разделе «Услуги» откройте карточку ремонтной работы и включите галочку «Учитывать как техническое обслуживание». Когда такая работа выполнена в ремонте, в том числе массово при завершении ремонта, счётчик ТО инвентаря сбрасывается. Простое добавление работы в заказ на ремонт наработку не сбрасывает.
Если выполнение работы отменить или удалить, предыдущий отсчёт восстанавливается. В истории ремонта на вкладке «Ремонт» сохраняются дата выполнения, сотрудник и название работы. Последующее изменение справочника работ уже выполненные ТО не переписывает.
Ручной сброс счётчика
В блоке «Техническое обслуживание» на вкладке «Ремонт» есть кнопка «Сбросить счётчик ТО». Она доступна сотрудникам с правом редактирования инвентаря после первого запуска учёта. Сбросить счётчик нельзя у количественной карточки, проданного или списанного инвентаря.
Ручной сброс начинает новый отсчёт с текущего времени, сохраняет действующий период и режим учёта и добавляет запись в историю инвентаря. Если инвентарь в этот момент находится в аренде, наработка продолжит расти после сброса.
Значок и фильтр «Требует обслуживания»
Когда наработка достигает порога, рядом с названием инвентаря появляется значок гаечного ключа. Он отображается в списке инвентаря и в строках заказа – как для обычных, так и для почасовых тарифов. При наведении курсора показываются наработка, порог и дата последнего ТО либо начала учёта.
Значок включён по умолчанию. Его можно отключить в настройках таблицы галочкой «Показывать значок необходимости ТО».
В фильтрах инвентаря доступен фильтр «Требует обслуживания» со значением «Требуется ТО». Он показывает позиции, у которых наступил срок обслуживания. Значок и уведомления не блокируют выдачу инвентаря – они служат напоминанием.
Уведомления мастеру
Когда срок ТО наступает, Rentix уведомляет ответственных сотрудников. Внутренние уведомления и сообщения в мессенджеры настраиваются независимо друг от друга.
Внутренние уведомления
В карточке сотрудника (Настройки → Сотрудники) включите галочку «Мастер по ремонту». Такой сотрудник получает внутреннее уведомление в CRM с точкой проката, кодом и названием инвентаря, наработкой, порогом, последним ТО или началом учёта и ссылкой на инвентарь.
Сотрудник должен быть активным сотрудником проката, иметь назначение на точку, где наступил срок, и право на редактирование инвентаря. Если сотрудник назначен на несколько точек, уведомление придёт по той точке, где наступил срок, независимо от выбранной сейчас точки. За один цикл между ТО отправляется одно внутреннее уведомление.
Telegram и MAX
Подписка на сообщения настраивается отдельно в уведомлениях сотрудника (Настройки → Сотрудники → Telegram). Включите пункт «Инвентарь требует обслуживания» и убедитесь, что у сотрудника подключён чат с ботом.
Перед отправкой система повторно проверяет период, доступ и подписку, поэтому отменённое или уже неактуальное уведомление не отправляется. Сообщение содержит те же данные и ссылку на инвентарь. Если инвентарь относится к другой точке, CRM предложит переключиться на неё с проверкой доступа. В каждом канале отправляется одно сообщение за цикл между ТО, повторы не дублируются.
Проданный, списанный и удалённый инвентарь не рассылается. Если ТО уже выполнено или учёт отключён до отправки, уведомление отменяется. Внутреннее уведомление приходит даже без подключённого Telegram или MAX.
Отчёт «Техобслуживание»
Откройте Отчёты → Техобслуживание. В отчёте можно выбрать категорию и единицу измерения – часы или сутки (24 часа).
Отображаются две таблицы топ-50: «С выполненным ТО» и «ТО ещё не выполнялось». В таблицах указаны инвентарь, начало отсчёта или дата последнего ТО, наработка, порог ТО и состояние обслуживания. Нажатие на инвентарь открывает его карточку.
Отчёт использует тот же отсчёт, что значки и уведомления. В него попадает только штучный прокатный инвентарь с активным учётом, кроме проданного и списанного. Наработка считается с первого включения учёта, а последнее ТО определяется выполненной работой с признаком технического обслуживания или ручным сбросом счётчика.
Если в отчёте нет данных, проверьте, что в категории задан активный период, инвентарь является штучным и прокатным, а учёт уже запускался.
